Adatvédelmi szabályzat

Lindström adatvédelmi irányelvek

Általános rendelkezések

Jelen adatvédelmi irányelvet a Lindström Oy, 1712792-1 cégjegyzékszámú részvénytársaság (a továbbiakban: Lindström vagy mi) adta ki. Jelen adatvédelmi irányelvet a Lindström Oy valamennyi leányvállalata is alkalmazza. Minden adatgyűjtés az alábbi elvek alapján történik.

Jelen adatvédelmi irányelv továbbá kiegészíti a szolgáltatásspecifikus adatvédelmi nyilatkozatokat, licencmegállapodásainkat, valamint az eseti adatgyűjtésre vonatkozó rövidebb közleményeket. Előfordulhat, hogy jelen adatvédelmi irányelvek egyes pontjai Önre nem, vagy csak részben alkalmazhatók, annak függvényében, hogy Ön milyen Lindström-szolgáltatásokat vesz igénybe, vagy milyen kapcsolatban áll a Lindströmmel.

Elérhetőségek

Lindström Group, Hermannin Rantatie 8, 00580 Helsinki (Finnország), +358 20 111 600

Adatvédelmi szakértők:

Harri Puputti, alelnök, minőségbiztosítás

Harri.Puputti@lindstromgroup.com

Tel: +358 40 580 7894

Ilona Laine, minőségbiztosítási szakértő

Ilona.Laine@lindstromgroup.com

Tel: +358 40 779 2096

Fogalommeghatározások

A jelen adatvédelmi irányelvekben az egyes kifejezések alatt az alábbiakat értjük:

Végfelhasználó; Ön: magánszemély, ügyfelünknek a szolgáltatásainkat használó alkalmazottja, a Lindström alkalmazásában álló felhasználó, alvállalkozó alkalmazottja vagy bármely olyan érintett, aki szolgáltatásaink használata céljából nyilvántartásba lett véve, a mi alkalmazásunkban áll és/vagy, aki személyazonosításra alkalmas információt adott meg nekünk. Az említett információszolgáltatásunk (ideértve a webes megoldásokat is) használata során, weboldalunkon, telefonon, e-mailen, regisztrációs űrlapon, vállalati informatikai rendszereken vagy más hasonló csatornákon megadva kerülhettek hozzánk.

Ügyfél: az a szervezet, amellyel a Lindström-szolgáltatások nyújtására megállapodást kötött.

Alvállalkozó: az a szervezet, amely a Lindström ügyfelének való szolgáltatásnyújtásban részt vesz, és a szolgáltatásnyújtásban Lindströmöt támogatja vagy a Lindström által használt olyan szolgáltatásokat nyújt, amelyek segítségével Lindström használni tudja a munkavállalók vagy a jogszabályban előírt, a foglalkoztatással kapcsolatos szolgáltatásokat, például egészségbiztosítást nyújtó szolgáltatók által használt eszközöket vagy a szolgáltatásainkhoz kapcsolódó egyéb üzleti partnerek.

Szabályozó hatóságok: olyan kormányzati szervek, amelyekkel az alkalmazandó jogszabály értelmében személyes adatokat kell közölni.

Személyes adatok: minden azonosított vagy azonosítható természetes vagy jogi személyre vonatkozó információ. Ezen információ tartalmazhat neveket, email- és postacímeket, telefonszámokat, számlázási információkat, ruhaméretre vonatkozó információkat, valamint egyéb, a szolgáltatásokkal vagy azok nyújtásával kapcsolatos információkat.

Weboldal: a Lindström nyilvános weboldala, vagyis a old.lindstromgroup.com és/vagy bármely más olyan weboldal, amelyet fenntart vagy ellenőriz, ideértve az aloldalakat és a böngészőalapú szolgáltatási portálokat is.

Szolgáltatások: olyan szolgáltatások, tervek vagy megoldások, amelyeket Lindström vagy alvállalkozói készítenek, állítanak elő vagy terjesztenek, ideértve a terveket, eszközöket, szoftvereket, webes megoldásokat, mobilmegoldásokat, felhőmegoldásokat, textileket, higiéniás termékeket, személyes védelmi termékeket, ötleteket, elképzeléseket és az ezekkel kapcsolatos támogatási szolgáltatásokat.

A kezelt személyes adatok kategóriái és forrásai

Szolgáltatási adatok: azok az adatok, amelyeket az Ön kiszolgálásához vagy az Ön által kért szolgáltatások nyújtásához automatikusan kezelünk. Ebbe beletartozik minden olyan adat, amelyet a szolgáltatásunkra való feliratkozáskor megad. Ez az adatvédelmi irányelv kiterjed az ilyen tevékenységekre. További információt lásd alább és jelen dokumentum 1. függelékében.

Biztonsági adatok: azok az adatok, amelyeket az Ön számítástechnikai szolgáltatásai biztonságának biztosítása, és így pl. a személyes adatoknak és más bizalmas adatoknak, az adatok integritásának vagy elérhetőségének védelme érdekében gyűjtünk, amikor Ön a mi belső informatikai szolgáltatásainkat vagy extranet szolgáltatásainkat használja. Ezeket az adatokat automatizáltan gyűjtjük.

Foglalkoztatási adatok: azok az adatok, amelyeket a Lindströmnél való munkavégzés lehetővé tétele érdekében gyűjtünk. További információkat lásd alább.

Elemzési adatok: ezek olyan anonim vagy álnéven szereplő adatok, amelyeket annak érdekében gyűjtünk, hogy megtudjuk, hogyan találnak rá a szolgáltatásainkra, és hogyan használják azokat. Ez a weboldalunkon szereplő jogi közleményben részletesen ki van fejtve.

A kifejezetten a kísérő szolgáltatásra és interakcióra vonatkozó irányelvekben részletesen szerepel, hogy adott szolgáltatástípusonként milyen személyes adatokat gyűjtünk. Ha valamely szolgáltatásra vagy interakcióra vonatkozóan nincs külön irányelv, azokra ez a fő „adatvédelmi irányelv” alkalmazandó.

A szolgáltatások során gyűjtött adatok kategóriái

Ahhoz, hogy Önnek szolgáltatást tudjunk nyújtani, legalább az e-mail-címét, postai címét, telefonszámát, valamint nevét el kell kérnünk. Egyes szolgáltatások esetén más személyes adatokat is gyűjthetünk, például a ruházattal kapcsolatban. Az Ön által használt szolgáltatások biztonságának biztosítása érdekében a Lindström további adatokat gyűjthet közvetlenül a szolgáltatás során, az Ön eszközéről, valamint az ehhez kapcsolódó adatforgalomból. Ilyen automatizált adatgyűjtés esetén az adatgyűjtés a mi szolgáltatásainkra, nem pedig az Ön személyes adataira irányul. A kifejezetten a kísérő szolgáltatásra és interakcióra vonatkozó irányelvekben részletesen szerepel, hogy adott szolgáltatástípusonként milyen személyes adatokat gyűjtünk. Ha valamely szolgáltatásra vagy interakcióra vonatkozóan nincs külön irányelv, azokra ennek a fő adatvédelmi irányelvnek a szolgáltatásokra vonatkozó pontjai alkalmazandók.

Lásd jelen dokumentum 1. függelékében a szolgáltatások során gyűjtött adatok kategóriáinak teljes jegyzékét.

A Lindströmnél való munkavégzés során gyűjtött adatok kategóriái

Ahhoz, hogy munkáltatói feladatainkat ellássuk, a Lindströmnek be kell kérnie az Ön születési adatait, társadalombiztosítási számát vagy más azonosító számot, lakcímét, bankszámlaszámát és adózással kapcsolatos adatait. A Lindström a foglalkoztatás során emellett kezeli a fizetésre, távollétre és szabadságolásra vonatkozó adatokat, kompetenciákkal kapcsolatos információkat és egészségügyi igazolásokat, a munkaviszony kezdő- és záróidőpontjára, valamint a munkaviszony megszűnésének okára vonatkozó adatokat. Amikor digitális beléptetőrendszerrel felszerelt épületet használ, kulcsként hozzáférési azonosítót kaphat. A digitális beléptetőrendszer használatához a Lindström legalább az Ön és vállalata nevét elkérheti.

Automatizált adatgyűjtés

A Lindströmnél való munkavégzés vagy szolgáltatásaink használata során a Lindström további adatokat gyűjthet közvetlenül az Ön eszközéről, valamint az ehhez kapcsolódó adatforgalomból és az informatikai szolgáltatások naplófájljából. Ilyen automatizált adatgyűjtés esetén az adatgyűjtés a mi szolgáltatásainkra, nem pedig az Ön személyes adataira irányul.

A Lindströmnél való munkavégzés vagy alvállalkozás során automatizáltan gyűjtenünk és kezelnünk kell a szolgáltatásainkhoz és eszközeinkhez szükséges releváns személyes adatokat, hogy a szolgáltatásokat javítani tudjuk és biztosítani tudjuk Önnek. Mivel ez az adatkezelés elválaszthatatlan az Önnek nyújtott szolgáltatásoktól, így jogos igényünk van az adatkezelésre és jogilag engedélyünk van rá.

A munkahelyi biztonság biztosítása érdekében a Lindström automatizáltan közvetlenül további adatokat gyűjthet a szolgáltatásunkból, amíg Ön a Lindströmnél dolgozik, az épület digitális beléptetőrendszeréből, az Ön eszközéről, valamint az ehhez kapcsolódó adatforgalomból és az informatikai szolgáltatások naplófájljából.

A személyes adatok kezelésének célja és jogalapja

A személyes adatokat a következő célokból kezeljük:

Adatkezelés célja	Az adatkezelés jogalapja:	Érintettek
Szolgáltatások nyújtása; hogy Önnek szolgáltatásokat nyújtsunk, szolgáltatásainkat fenntartsuk és fejlesszük, a jogosultsággal rendelkező felhasználókat azonosítsuk és ellenőrizzük az ügyfelek minősítését, feldolgozzuk és nyomon kövessük az olyan tranzakciókat, mint a felhasználói fiókok kezelése, szállítás, számlázás, engedélyek kezelése.	Szerződés teljesítése vagy jogos érdekek.	Ruházat viselői ügyfelek Kapcsolattartó személyek
Az Ön Lindströmnek való munkavégzésének lehetővé tétele, vagyis hogy Ön a Lindströmnél vagy a Lindströmnek tudjon dolgozni.	Az adatfeldolgozás az adatkezelőt, mint Munkáltatót terhelő jogi kötelezettségek teljesítéséhez szükséges. Szerződés teljesítése vagy jogos érdekek.	Munkavállalók, tanácsadók Kiszervezett munkatársak
Elemzés; szolgáltatásaink beszerzési módjának nyomon követése, annak megértése, Ön hogyan viszonyul a szolgáltatásaink használatához, ügyfélkapcsolatunk jobb kezelése, valamint a releváns üzenetek Önhöz való eljuttatása.	Jogszerű érdekek	Megállapodás – kapcsolattartó személyek
Kommunikáció; információ küldése Önnek a Lindström-szolgáltatásokkal kapcsolatban, Lindström-szolgáltatások értékesítése és reklámozása Önnek.	Hozzájárulás vagy jogos érdekek	Megállapodás – kapcsolattartó személyek, marketing célszemély
Jogszabályi; magáncégként fennálló kötelezettségeink teljesítése, csalárd tevékenységek megakadályozása, jogellenes vagy jogsértő anyagok eltávolítása vagy megosztásának leállítása, valamint a jogi vagy jogszabályi kötelezettségeknek való megfelelés.	Jogszabályi kötelezettségeknek való megfelelés vagy jogos érdekek	Munkavállalók

Ön azzal, hogy szolgáltatásainkat használja, szolgáltatásainkat ügyfelünk alkalmazottjaként, a mi alkalmazottunkként, vagy valamely alvállalkozónak a Lindströmnek szolgáltatásokat nyújtó alkalmazottjaként használja, végfelhasználóvá válik. E jogviszonynál fogva jogunkban áll kezelni a releváns személyes adatokat a fent meghatározott jogalapok szerint. Jogunkban áll az Ön személyes adatait kezelni, ha Önt valamely Ügyfél képviseletével bízták meg. Ezt kizárólag a szükséges mértékben tesszük.

Ilyen adatkezelésre kerülhet sor, ha Ön szolgáltatásunkkal kapcsolatban kommunikál velünk vagy üzleti partnereinkkel, használja szolgáltatásainkat, a Lindström vagy a Lindström alvállalkozója alkalmazásában áll, űrlapot vagy kérdőívet tölt ki, szolgáltatásaink használatára regisztrálja magát, weboldalunkon vagy független kampányoldalakon információt ad meg, játékon vagy nyereményjátékon vesz részt, megadja nekünk e-mail-címét vagy e-mailt küld nekünk.

A kifejezetten a kísérő szolgáltatásra és interakcióra vonatkozó irányelvekben részletesen szerepel, hogy adott szolgáltatástípusonként milyen személyes adatokat gyűjtünk. Bár egyes szolgáltatásunk vagy funkciónk rendelkezhet külön irányelvekkel annak érdekében, hogy Ön jobban megérthesse, hogy az adott szolgáltatással, interakcióval vagy funkcióval kapcsolatban milyen adatokat gyűjtünk, Önt egészében véve, nem pedig az egyes szolgáltatás, interakció vagy funkció vonatkozásában tekintjük a Lindström végfelhasználójának, alvállalkozójának vagy ügyfelének.

A címzettek kategóriái és nemzetközi adatátadás

A partnerek segítenek nekünk, hogy szolgáltatásokat és eszközöket nyújtsunk a munkavállalóinknak és néha az alvállalkozóinknak. Ez azt is jelenti, hogy partnereinkkel adatokat adunk át egymásnak. Ennek során kizárólag a szükséges személyes adatok megosztására összpontosítunk. Ilyen adatmegosztásra kizárólag az alábbi körülmények mellett és kizárólag akkor kerülhet sor, ha a személyes adatok másokkal való megosztása szükséges.

Alvállalkozásba adás: átadhatunk személyes adatokat alvállalkozóinknak vagy más üzleti partnereknek, ha ezek szolgáltatásokat nyújtanak a Lindströmnek vagy más módon együttműködnek vele, vagy ha az alvállalkozó részt vesz az Ügyfélnek nyújtott szolgáltatásban. Ha végfelhasználónk személyes adatát alvállalkozóinknak át kell adnunk, a velük kötött szerződésben előírjuk, hogy az ilyen információt kizárólag a megállapodás szerinti szolgáltatások nyújtásához használhatják fel és jelen adatvédelmi irányelvnek és az alkalmazandó törvényeknek megfelelően kell eljárniuk. Ha az alvállalkozók munkavállalóik személyes adatát átadják részünkre, előírjuk, hogy az alvállalkozónak haladéktalanul tájékoztatnia kell bennünket arról, ha a végfelhasználó személyes adatának kezelése már nem szükséges.

Szolgáltatások: végfelhasználónk személyes adatait átadhatjuk az Ügyfelünknek. Ennek során előírjuk, hogy az Ügyfél ugyanolyan szintű adatvédelmet köteles biztosítani, mint amilyet mi igyekszünk nyújtani a végfelhasználók személyes adatait illetően.

Nemzetközi adatátadás: vannak az Európai Gazdasági Térség (EGT) vagy az Európai Unió (EU) földrajzi területén kívüli harmadik országokban a Lindström Csoporthoz tartozó leányvállalataink. Ezenkívül egyes partnereink az EGT vagy az EU területén kívüliek. A személyes adatok átadásának lehetővé tétele érdekében vagy az Európai Bizottság által elfogadott szabványos adatvédelmi rendelkezéseket alkalmazunk, vagy a személyes adatok ilyen átadását az alkalmazandó törvények követelményeinek megfelelően más módon biztosítjuk.

Egyéb közzététel: bizonyos esetekben az alkalmazandó jogszabályok előírásainak megfelelően kötelesek vagyunk megosztani a személyes adatokat a Szabályozó hatóságokkal. Előfordulhat, hogy az Ön személyes adatait vállalati tranzakció, például értékesítés, összeolvadás, spinoff, vagy a Lindström más vállalati átszervezése részeként át kell adnunk, ha az információt a rendes ügymenet keretében adják át az új ellenőrző szervnek. Ennek során az alkalmazandó jogszabályoknak megfelelően járunk el.

Adatmegőrzés

Követjük az adatmegőrzésre vonatkozó finn és európai uniós alapelveket, ami azt jelenti, hogy a személyes adatokat törölni vagy anonimizálni kell, ha az adatgyűjtés céljához már nincs rájuk szükség.

Végfelhasználóink adatait az egyes szolgáltatások keretében az adat fajtájától függően különböző ideig őrizzük, azonban úgy, hogy munkáltatói, valamint az ügyféllel vagy alvállalkozóval kötött szerződés feleként fennálló kötelességeinket teljesíteni tudjuk. Emellett a további adatkezelés jogos indoka lehet az is, ha a rendelkezésre álló jogorvoslatok igénybevétele, visszatérő problémák megoldása vagy elszigetelése, csalárd tevékenység megelőzése érdekében korlátozni kívánjuk a károkat, vagy ha ezt jogszabály írja elő. Amennyiben az adat nem tartalmaz személyes adatokat, például biztonsági adatok vagy aggregált elemzési adatok esetén, az ilyen adatok megőrzési idejét mi határozzuk meg.

Adatbiztonság

Az ágazati legjobb gyakorlatokat alkalmazzuk az információbiztonsági irányítás terén. A kapcsolódó számítógépes rendszereket, hálózatokat és folyamatokat, a biztonságot szem előtt tartva telepítettük. A rendszereket és szolgáltatásokat emellett figyelemmel kísérjük és a Lindström fel van készülve arra, hogy a biztonsági incidensekre reagáljon.

Az Ön jogai

Igyekszünk az Ön személyes adatait pontosan, teljesen és naprakészen tartani. Önnek jogában áll információt kérni az Önre vonatkozó személyes adatokról, valamint arról érdeklődni, hogy milyen személyes adatot őrzünk Önről. Jogában áll a helytelen, hiányos vagy más módon pontatlan személyes adatokat töröltetni vagy helyesbíttetni. Emellett jogában áll az Önre vonatkozó adatkezelés korlátozását kérni, tiltakozhat az adatkezelés ellen, valamint joga van az adathordozhatósághoz. Ezenfelül, amennyiben az adatkezelést jogellenesnek tartja, jogában áll panasszal fordulni a felügyeleti hatósághoz.

A személyes adatainak kezeléséhez való hozzájárulást visszavonhatja, azonban ez a visszavonás nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét.

Hozzánk fordulhat, ha többet szeretne megtudni arról, hogy hogyan kezeljük személyes adatait, ha vissza kívánja vonni a hozzájárulását vagy ha a fenti jogaival élni kíván. A kapcsolattartási adataink ezen irányelvben megtalálhatók. A marketingüzeneteinkről az egyes üzenetekben szereplő útmutatások követésével tud leiratkozni.

Módosítások

Az adatvédelmi irányelv jelen verziója a korábbi irányelv helyébe lép. Fenntartjuk a jogot, hogy jelen irányelvet naprakészen tartsuk és a jövőben is módosítsuk vagy kiegészítsük. A módosítások a felülvizsgált adatvédelmi irányelv közzétételének napjától alkalmazandók.

1. FÜGGELÉK A szolgáltatások során gyűjtött adatok kategóriái

Az ERP-rendszerből minden más rendszerbe átadott és az eLindströmből az ERP-rendszerbe (Solar és ABSSolute) átadott személyes adatok jegyzéke
Felhasználói azonosító	Valamely ruházatot viselőnek vagy végfelhasználónak az informatikai rendszerben való meghatározására szolgáló azonosító szám
Keresztnév	A Viselő neve a ruházat rendelésének, bérlésének vagy tisztítása megrendelésének megállapításához
Vezetéknév	A Viselő neve a ruházat rendelésének, bérlésének vagy tisztítása megrendelésének megállapításához
Vállalat	Vállalat neve, a ruházat viselőjének munkáltatója
Nem	Férfi vagy nő
Cím	Munkavégzés helye, kiszállítási cím
Címke azonosítója	Címke fizikai azonosítója, amelyet a ruházat címkéjéről, pl. a mosás során vagy a beléptetőajtónál leolvasnak
Lábméret	Egyéni felhasználó lábmérete
Ingméret	Egyéni felhasználó lábmérete
Nadrágméret	Egyéni felhasználó lábmérete

Ügyfélmenedzsmenthez (CRM) gyűjtött személyes adatok jegyzéke
Kapcsolattartó személy keresztneve	Kapcsolattartó személy adatai
Kapcsolattartó személy vezetékneve	Kapcsolattartó személy adatai
Kiszállítási ügyfél keresztneve	Kiszállítási ügyfél adatai
Kiszállítási ügyfél vezetékneve	Kiszállítási ügyfél adatai
Szolgáltatási ügyfél keresztneve	Szolgáltatási ügyfél adatai
Szolgáltatási ügyfél vezetékneve	Szolgáltatási ügyfél adatai
Vállalat	Ügyfél munkahelye
Vállalat címe, város és ország	Munkahely elhelyezkedése
Kapcsolattartó személy telefonszáma	Telefonszám
Kiszállítási ügyfél telefonszáma	Telefonszám
Szolgáltatási ügyfél telefonszáma	Telefonszám
A kapcsolattartó e-mail címe	e-mail cím
Kiszállítási ügyfél e-mail címe	e-mail cím
Szolgáltatási ügyfél e-mail címe	e-mail cím
Ügyfélgazda a Lindströmnél, keresztnév	A Lindström alkalmazott neve
Ügyfélgazda a Lindströmnél, vezetéknév	A Lindström alkalmazott neve
Ügyfélgazda a Lindströmnél, telefonszám	A Lindström alkalmazott telefonszáma
Ügyfélgazda a Lindströmnél, e-mail	A Lindström alkalmazott e-mail címe
Direkt marketinghez és potenciális ügyfelek toborzásához (Lead Generation) gyűjtött személyes adatok jegyzéke
Kapcsolattartó személy keresztneve	Direkt marketinghez megadott kapcsolattartó keresztneve
Kapcsolattartó személy vezetékneve	Direkt marketinghez megadott kapcsolattartó vezetékneve
Kapcsolattartó e-mail címe	Direkt marketinghez megadott kapcsolattartó e-mail címe
Kapcsolattartó telefonszáma	Direkt marketinghez megadott kapcsolattartó telefonszáma
Hozzájárulás	A marketingközlemények fogadásához való hozzájárulás vagy annak elutasítása Ezek a személyes adatok kizárólag a HubSpotból érkeznek.
Személyes adatok jegyzéke Az eLindström Service keretében kezelt, személyazonosításra alkalmas adatok terjedelme.
Felhasználói azonosító	Valamely felhasználó meghatározására alkalmas azonosító szám
Keresztnév	A ruházat megrendeléséhez szükséges név
Vezetéknév	A ruházat megrendeléséhez szükséges név
Vállalat	A ruházat megrendeléséhez szükséges vállalat
Lábméret	Szám
Ingméret	Szám vagy betű
Nadrágméret	Szám vagy betű
Nem	Férfi/nő
Felhasználói szerep	Felhasználói szerep a rendszerben (kapcsolattartó, adminisztrátor, végfelhasználó)
Cím	Hely
Felhasználónév	Felhasználói hitelesítési adatok az eLindström-portálon
Jelszó	Felhasználói hitelesítési adatok az eLindström-portálon

Az O365-ben szereplő személyes adatok jegyzéke
HR Personec	Lásd a HR Personec megoldás dokumentációját.
Helyi Active Directory (AD)	Lásd a Lindström AD-re vonatkozó IAM (jogosultság- és hozzáférés-kezelési) dokumentációját
Azure Active Directory (AD)	Ugyanaz, mint a helyi AD esetében.